Setup quán cafe nhỏ là nỗi lo lớn chủ đầu tư vốn mỏng, thiếu kinh nghiệm vận hành chuyên sâu. Tuy nhiên, mục tiêu cuối cùng là mở thành công một quán cafe nhỏ với chi phí thấp nhất, vận hành tinh gọn, giảm thiểu rủi ro thất bại, chủ đầu tư cần phải có một kế hoạch rõ ràng, chi tiết, từ khâu ý tưởng, thiết kế không gian cho đến lựa chọn vật liệu phù hợp. Bài viết này sẽ chia sẻ đến bạn những kinh nghiệm hữu ích về việc setup quán cafe với chi phí hợp lý, giúp bạn bắt đầu dễ dàng, giảm thiểu rủi ro và từng bước đưa quán đi vào hoạt động ổn định.
1. Bước 1: Xác Định mô hình kinh doanh & đối tượng khách hàng
Xác định rõ mô hình kinh doanh là cơ sở giúp bạn định hướng toàn bộ quá trình thiết kế, xây dựng menu, định giá sản phẩm và thiết lập chiến lược marketing. Với mức vốn hạn chế, bạn nên ưu tiên những mô hình cafe đơn giản, tiết kiệm chi phí nhưng vẫn hút khách.
Chẳng hạn, mô hình cafe mang đi (take-away) là lựa chọn lý tưởng giúp bạn tiết kiệm diện tích, vận hành dễ dàng và xoay vòng vốn nhanh. Ngược lại, nếu bạn có sẵn không gian tại nhà, mô hình cafe sân vườn sẽ rất phù hợp để tạo nên không gian thư giãn, gần gũi cho khách hàng.
Bạn cần xác định rõ đối tượng khách hàng có thể tăng khả năng giữ chân và xây dựng thương hiệu riêng ngay từ những ngày đầu. Nếu hướng đến giới trẻ, quán nên ưu tiên trang trí nhiều góc “check-in” bắt mắt, menu đa dạng với các món nước bắt trend. Ngược lại, nếu bạn nhắm đến nhóm khách hàng trưởng thành hơn, thì phong cách thiết kế nên thiên về tối giản, tinh tế nhằm tạo nên không gian thư giãn, yên bình.
2. Bước 2: Lập bảng chi phí chi tiết setup quán cafe nhỏ
2.1. Chi phí Cố định
Chi phí này bao gồm những khoản đầu tư ban đầu cần thiết để quán có thể bắt đầu vận hành, bao gồm:
- Chi phí mặt bằng:
Nếu không có sẵn mặt bằng, đây sẽ là khoản chi lớn và ảnh hưởng trực tiếp đến tổng ngân sách. Ngoài tiền đặt cọc, bạn cần phải tính thêm tiền thuê hàng tháng, vì vậy hãy ưu tiên chọn những địa điểm có giá thuê hợp lý và phù hợp với định hướng của quán.
- Chi phí cho trang thiết bị:
Bao gồm máy pha cafe, máy xay, ly tách, quầy bar,… Để tiết kiệm chi phí, chủ đầu tư có thể tận dụng đồ cũ hoặc đồ thanh lý vẫn còn có thể sử dụng.
- Chi phí cải tạo và trang trí:
Tùy theo phong cách và nhóm khách hàng mục tiêu mà quán hướng đến, bạn có thể tự trang trí hoặc thuê thiết kế ngoài. Khoản này sẽ bao gồm chi phí sơn sửa, làm bảng hiệu, mua đồ trang trí,…
2.2. Chi phí Nguyên vật liệu ban đầu
Nguyên vật liệu ban đầu là khoản chi cần thiết để quán có thể đi vào vận hành. Bạn cần lên danh sách cụ thể và lựa chọn nhà cung cấp uy tín ngay từ đầu để kiểm soát tốt chi phí và chất lượng sản phẩm.
Tùy vào menu và mô hình kinh doanh, bạn cần chuẩn bị những nguyên liệu như cafe, trà, sữa, đường, đá viên… cùng với các vật dụng khác như ly nhựa, nắp đậy, ống hút,…
2.3. Chi phí dự phòng
Chi phí dự phòng dao động từ 10.000.000 – 20.000.000 đồng với những quán nhỏ có mức đầu tư hạn chế giúp chủ đầu tư ứng phó với các tình huống phát sinh không mong muốn trong thời gian quán chưa có doanh thu ổn định.
3. Bước 3: Hoàn tất thủ tục pháp lý cơ bản
Trước tiên là cần có giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh cá thể. Tiếp theo, phục vụ đồ uống chế biến tại nơi, bạn phải xin giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm do cơ quan y tế địa phương cấp.
Trong trường hợp có sửa chữa, cải tạo mặt bằng, bạn nên làm giấy phép xây dựng hoặc cải tạo công trình để tránh vi phạm quy định về xây dựng. Ngoài các giấy tờ bắt buộc, bạn nên chuẩn bị một số giấy tờ hỗ trợ khác để đảm bảo tính chuyên nghiệp và tránh rủi ro trong quá trình vận hành:
- Hợp đồng lao động với nhân viên làm việc trên 3 tháng, nhằm tạo sự minh bạch về lương thưởng và quyền lợi cho cả hai bên.
- Chứng chỉ pha chế (Nếu có) cho chủ quán hoặc nhân viên, đây không phải là giấy từ bắt buộc nhưng là điểm cộng để đảm bảo chất lượng đồ uống và nâng cao tính chuyên nghiệp cho quán.
4. Bước 4: Tìm kiếm & thiết kế mặt bằng đơn giản
Tìm kiếm và lựa chọn mặt bằng phù hợp là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến việc thu hút khách hàng và doanh thu trong tương lai. Với ngân sách hạn chế, bạn nên ưu tiên những mặt bằng nhỏ, có sẵn cơ sở vật chất như hệ thống điện, nước và toilet để giảm chi phí cải tạo.
Hãy tập trung vào những thiết kế mang đến không gian tối giản và sạch sẽ, không cần quá đầu tư vào những nội thất đắt tiền mà có thể tận dụng đồ decor thủ công hay đồ gỗ thanh lý vẫn còn sử dụng tốt và mang đến nét độc đáo riêng.
5. Bước 5: Mua sắm trang thiết bị & tìm nguồn nguyên liệu
5.1. Checklist trang thiết bị “phải có” cho quán nhỏ
Để quán vận hành trơn tru, chủ đầu tư cần chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị và dụng cụ cơ bản, bao gồm:
- Máy pha và xay cafe
- Bình ủ trà, bình đun nước nóng và bình ủ lạnh
- Dụng cụ pha chế: Bình lắc ly đong, ca đánh sữa, muỗng, dao, thớt,…
- Tủ lạnh bảo quản nguyên liệu
- Ly thủy tinh, ly nhựa, ống hút, khay đựng
- Bàn ghế, thùng rác và các vật dụng cơ bản khác.
5.2. Kinh nghiệm tìm nguồn cung cấp
Việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín với nguồn nguyên liệu chất lượng, giá tốt đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng đồ uống cũng như tối ưu chi phí vận hành.
- Cafe hạt nên tìm đến các cơ sở rang xay có thương hiệu để đảm bảo hương vị và cho phép dùng thử mẫu.
- Nguyên liệu như trà, sữa, topping,… nên tìm đến những nhà phân phối uy tín hoặc chợ đầu mối lớn, nơi có nguồn hàng phong phú, ổn định và mức giá tốt.
- Bao bì như ly nhựa, ống hút, túi mang đi… dùng một lần, đặt mua số lượng lớn để tiết kiệm chi phí.
Ngoài ra, nếu quán có định hướng xây dựng thương hiệu, việc in logo lên bao bì cũng là một cách hiệu quả để tăng độ nhận diện thương hiệu và tạo sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
Cuối cùng, bạn có thể cân nhắc và tìm mua các thiết bị, vật dụng thanh lý từ những quán đang sang nhượng. Đây là cách tiết kiệm lên đến 30-50% chi phí mà vẫn đảm bảo công năng sử dụng nếu biết cách lựa chọn kỹ lưỡng.
6. Bước 6: Xây dựng menu “tinh gọn” & định giá bán
Một menu tinh gọn, dễ triển khai sẽ giúp bạn vừa tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu vừa dễ dàng kiểm soát chất lượng đầu ra.
Bước đầu tiên lên danh sách các món đồ uống chủ lực, phù hợp với đối tượng khách hàng mà quán hướng đến. Nên ưu tiên những món dễ pha chế, phổ biến và được nhiều người ưa chuộng như cafe, trà sữa, trà trái cây,…
Tiếp theo, lập công thức pha chế cho từng món để đảm bảo chất lượng đồng đều và dễ đào tạo nhân viên. Dựa trên công thức đó, tính giá vốn cho từng loại đồ uống và đề xuất mức giá bán dự kiến cũng như tính được phần trăm lợi nhuận mong muốn.
7. Bước 7: Lên kế hoạch marketing 0 đồng trước ngày khai trương
Trước khi khai trương, bạn có thể thu hút sự quan tâm của khách hàng thông qua xây dựng và tận dụng các kênh marketing miễn phí, như Facebook, Instagram và Tiktok. Việc đăng tải những hình ảnh quá trình chuẩn bị, setup quán, hậu trường làm việc,… sẽ khơi gợi sự tò mò từ cộng đồng xung quanh.
Vào dịp khai trương, bạn có thể tổ chức những mini game “mua 1 tặng 1”, check-in tặng quà, trên các trang mạng xã hội để kích thích khách hàng đến trải nghiệm, tạo sự lan tỏa nhanh chóng trong cộng đồng.
Dù khởi đầu với số vốn khiêm tốn, chỉ cần lên kế hoạch hợp lý cùng sự kiên trì, bạn hoàn toàn biến ý tưởng mở quán cafe thành mô hình kinh doanh ổn định và sinh lời. Hy vọng với những chia sẻ thực tế trên, bạn đã có cái nhìn khách quan về từng bước setup quán cafe nhỏ tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả.
Đừng ngần ngại liên hệ H3 Group qua Hotline: 0886.888.393, đội ngũ nhân viên của chúng tôi sẽ luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn một cách tận tâm và chuyên nghiệp.
