Quy trình quản lý thi công nội thất F&B là yếu tố quyết định để quán cafe, nhà hàng hay mô hình F&B mới đi vào hoạt động đúng tiến độ, hạn chế phát sinh và đảm bảo chất lượng. Nếu thiếu quy trình chuyên nghiệp, chủ đầu tư rất dễ gặp rủi ro về chi phí, kỹ thuật và thời gian khai trương. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình quản lý thi công nội thất F&B từ A-Z, kèm checklist và kinh nghiệm thực tế, giúp bạn kiểm soát dự án hiệu quả và tiết kiệm.
1. Quy trình quản lý thi công nội thất F&B theo từng giai đoạn
1.1. Giai đoạn trước khi thi công nội thất F&B
Trước khi bắt tay vào thi công, cần chuẩn bị kỹ lưỡng các tài liệu và điều khoản cần thiết để đảm bảo quy trình quản lý thi công nội thất F&B diễn ra minh bạch, hiệu quả và đúng tiến độ.
- Bản vẽ kỹ thuật thi công: Đây là cơ sở quan trọng nhất để đội ngũ thi công triển khai chính xác theo ý tưởng thiết kế. Bản vẽ kỹ thuật càng chi tiết thì càng hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí chỉnh sửa.
- Bảng dự toán và khối lượng: Bảng dự toán giúp chủ đầu tư nắm rõ chi phí cho từng hạng mục, đồng thời kiểm soát khối lượng vật tư cần sử dụng. Đây cũng là công cụ so sánh giữa chi phí dự kiến và thực tế, tránh phát sinh ngoài kế hoạch.
- Biểu đồ tiến độ tổng thể: Tiến độ thi công được thể hiện bằng biểu đồ Gantt hoặc timeline giúp dễ dàng theo dõi từng mốc thời gian. Nhờ vậy, chủ đầu tư và nhà thầu có thể phối hợp nhịp nhàng, tránh tình trạng chậm trễ ngày khai trương.
- Các điều khoản không thể thiếu trong hợp đồng: Hợp đồng cần ghi rõ phạm vi công việc, tiến độ thanh toán theo giai đoạn, điều khoản phạt nếu chậm tiến độ cũng như thời gian và phạm vi bảo hành. Đây là căn cứ pháp lý bảo vệ quyền lợi cho cả chủ đầu tư và đơn vị thi công.
- “Kick-off” dự án: Cuộc họp khởi động dự án giúp tất cả các bên (chủ đầu tư – thiết kế – thi công) thống nhất mục tiêu, timeline, phương án phối hợp và kênh báo cáo. Đây là bước đặt nền tảng cho sự minh bạch và hiệu quả trong toàn bộ quy trình quản lý.
1.2. Giai đoạn trong khi thi công nội thất F&B
Trong quá trình thi công, công tác quản lý đóng vai trò then chốt để đảm bảo công trình đi đúng thiết kế, đúng tiến độ và hạn chế phát sinh chi phí. Những công việc quan trọng cần thực hiện bao gồm:
- Tạo/lập checklist giám sát: Checklist giúp giám sát viên dễ dàng theo dõi chất lượng và khối lượng công việc hằng ngày. Đây là công cụ đảm bảo mọi hạng mục thi công tuân thủ đúng bản vẽ và tiêu chuẩn kỹ thuật.
- Họp/Báo cáo bàn giao tiến độ hàng tuần: Các buổi họp định kỳ giữa chủ đầu tư và đơn vị thi công giúp cập nhật tình hình, kiểm tra hạng mục đã hoàn thành và bàn giao tiến độ theo từng giai đoạn.
- Báo cáo tiến độ: Báo cáo được lập thành văn bản hoặc bản mềm, thể hiện rõ phần trăm công việc đã hoàn thành, phần đang thực hiện và các hạng mục bị chậm so với kế hoạch.
- Trình bày các vấn đề phát sinh và đề xuất giải pháp: Khi có sự cố ngoài dự kiến, nhà thầu cần thông báo ngay cho chủ đầu tư, phân tích nguyên nhân và đưa ra phương án xử lý khả thi.
- Điều phối công việc cho tuần tiếp theo: Sau mỗi buổi họp, cần phân bổ lại nhân lực, thiết bị và vật tư cho tuần kế tiếp để đảm bảo tiến độ tổng thể.
- Nghiệm thu theo giai đoạn: Việc nghiệm thu từng phần (mộc, sơn, điện, nước, trần, sàn…) giúp phát hiện lỗi sớm, tránh ảnh hưởng đến các công đoạn sau và hạn chế chi phí sửa chữa.
1.3. Giai đoạn sau khi thi công nội thất F&B
Sau khi hoàn tất thi công, công trình cần trải qua bước kiểm tra, bàn giao và quyết toán để chính thức đi vào vận hành. Các công việc chính bao gồm:
- Quy trình nghiệm thu tổng thể: Kiểm tra toàn bộ hạng mục thi công so với bản vẽ và hợp đồng, đảm bảo chất lượng đạt chuẩn trước khi bàn giao cho chủ đầu tư.
- Bàn giao hồ sơ hoàn công: Hồ sơ hoàn công gồm bản vẽ hoàn thiện, nhật ký thi công và các chứng từ liên quan, giúp chủ đầu tư quản lý vận hành cũng như thuận lợi cho việc bảo trì sau này.
- Quyết toán hợp đồng và chuyển sang giai đoạn bảo hành: Sau khi nghiệm thu, hai bên tiến hành quyết toán toàn bộ chi phí thi công và chính thức bước sang giai đoạn bảo hành theo điều khoản đã cam kết trong hợp đồng.
2. Các điểm kiểm soát chất lượng thi công nội thất F&B
Trong quy trình quản lý thi công nội thất F&B, việc kiểm soát chất lượng ở từng hạng mục là yếu tố sống còn để đảm bảo không gian vừa an toàn – bền vững – thẩm mỹ – tối ưu vận hành. Các điểm kiểm soát quan trọng gồm:
- Hệ thống điện nước (MEP), hút khói, xử lý mỡ, PCCC: Lắp đặt đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, đảm bảo an toàn và vận hành ổn định.
- Âm thanh & ánh sáng: Thiết kế phù hợp cho từng khu vực, mang lại trải nghiệm thoải mái cho khách hàng.
- Vật liệu hoàn thiện: Đúng chủng loại theo hợp đồng, có độ bền cao, dễ vệ sinh và đạt tiêu chuẩn an toàn vệ sinh thực phẩm.
- Chống thấm & cách âm: Hạn chế tình trạng ẩm mốc, rò rỉ hoặc tiếng ồn ảnh hưởng đến trải nghiệm khách.
- Kết cấu & lắp đặt nội thất: Bàn ghế, kệ, quầy bar, bếp… phải chắc chắn, chuẩn kích thước và công năng.
- Điều hòa & thông gió: Duy trì nhiệt độ ổn định, không khí lưu thông tốt, ngăn mùi ám vào khu vực phục vụ khách.
3. Phương pháp điều phối các bên thi công nội thất F&B
Trong một dự án F&B, sự phối hợp giữa nhà thầu xây dựng – đơn vị cung cấp thiết bị – đội thi công nội thất – team thiết kế là yếu tố then chốt để công trình diễn ra suôn sẻ, không chồng chéo. Để điều phối hiệu quả, cần:
- Thiết lập đầu mối quản lý chung: Chỉ định một Project Manager (PM) hoặc đại diện chủ đầu tư có quyền điều phối, giúp thông tin không bị đứt gãy.
- Lập kế hoạch tổng tiến độ (master schedule): Xác định rõ mốc thời gian của từng hạng mục để các bên nắm được điểm giao nhau và phối hợp.
- Tổ chức họp giao ban định kỳ: Họp tuần/2 tuần để cập nhật tiến độ, nêu vấn đề phát sinh và thống nhất hướng xử lý.
- Chia sẻ bản vẽ & hồ sơ kỹ thuật đồng bộ: Đảm bảo các bên sử dụng đúng phiên bản mới nhất, tránh sai lệch khi triển khai.
- Xác định rõ phạm vi công việc (Scope of Work): Phân ranh giới trách nhiệm từng bên ngay từ đầu để hạn chế mâu thuẫn.
- Ứng dụng công cụ quản lý dự án (Trello, MS Project, Asana…): Giúp minh bạch tiến độ, dễ theo dõi và nhắc việc.
- Cơ chế phản hồi nhanh: Các vướng mắc phải được phản hồi trong vòng 24–48h để không ảnh hưởng dây chuyền.
4. Cách quản lý Rủi ro và Thay đổi
Trong thi công nội thất F&B, rủi ro và thay đổi phát sinh gần như là điều không thể tránh. Điển hình nhất là khi chủ đầu tư muốn chỉnh sửa thiết kế giữa chừng hoặc có những hạng mục ngoài dự kiến. Để xử lý hiệu quả, cần áp dụng quy trình rõ ràng:
- Xác định & phân loại rủi ro: Bao gồm rủi ro kỹ thuật (hệ thống MEP, PCCC), rủi ro vật tư (chậm cung ứng), rủi ro tài chính (vượt ngân sách), và rủi ro pháp lý (giấy phép, quy chuẩn).
- Thiết lập quy trình Change Order: Khi có thay đổi, cần lập phiếu đề xuất thay đổi (Change Request), phân tích tác động đến chi phí – tiến độ – chất lượng, sau đó xin phê duyệt chính thức từ chủ đầu tư.
- Cập nhật tiến độ & ngân sách: Sau khi được duyệt, điều chỉnh ngay master schedule và dự toán ngân sách để toàn bộ đội ngũ nắm rõ.
- Lập biên bản & lưu hồ sơ phát sinh: Ghi nhận bằng văn bản nhằm đảm bảo tính minh bạch, tránh tranh chấp sau này.
- Phân bổ quỹ dự phòng (contingency fund): Thường 5–10% tổng ngân sách, để xử lý thay đổi hoặc rủi ro bất ngờ mà không ảnh hưởng dòng tiền chính.
- Giao tiếp minh bạch & kịp thời: Bất kỳ thay đổi nào cũng phải được truyền đạt tới tất cả các bên liên quan, tránh trường hợp một đội thi công vẫn làm theo bản vẽ cũ.
5. Mẫu biểu quy trình quản lý thi công nội thất F&B tại H3 Group
Với nhiều năm kinh nghiệm triển khai hàng trăm dự án F&B (cafe, nhà hàng, quán bar…), H3 Group là đơn vị thi công nội thất uy tín, nổi bật với quy trình quản lý khoa học và minh bạch. Quy trình 6 bước dưới đây giúp chủ đầu tư dễ dàng theo dõi, kiểm soát chất lượng – tiến độ – chi phí trong suốt quá trình thực hiện dự án.
- Bước 1: Gửi dự toán báo giá bóc tách khối lượng chi tiết 1 công trình, làm việc với chủ đầu tư chốt và ký hợp đồng
- Bước 2: Chuẩn bị kế hoạch thầu thợ, kế hoạch vật liệu, và kế hoạch thi công
- Bước 3: Lập bảng tiến độ thi công công trình để quản lý toàn bộ đầu mục tại mục 2 lẫn theo dõi tiến độ công trình từng ngày
- Bước 4: Triển khai thi công theo kế hoạch đề ra, song hành trong quá trình thi công sẽ chốt mẫu vật liệu thực tế với chủ đầu tư và đi chọn mẫu có sẵn (nếu có)
- Bước 5: Tiến hành giám sát và báo cáo liên tục hàng ngày lên nhóm để chủ đầu tư nắm được.
- Bước 6: Hoàn thiện, vệ sinh công nghiệp, làm nghiệm thu và bàn giao.
Việc triển khai một dự án F&B thành công không chỉ dựa vào ý tưởng thiết kế hay vốn đầu tư, mà phụ thuộc trực tiếp vào quy trình quản lý thi công nội thất F&B chặt chẽ từ trước – trong – sau thi công, kiểm soát chất lượng từng hạng mục và điều phối các bên hiệu quả. Áp dụng đúng quy trình sẽ giúp chủ đầu tư tiết kiệm chi phí, hạn chế rủi ro, đảm bảo quán đi vào hoạt động đúng tiến độ và đạt chất lượng vận hành tối ưu.
Liên hệ ngay H3 Group qua hotline: 0886.888.393 để được tư vấn chi tiết và bắt đầu hành trình thi công nội thất F&B chuyên nghiệp, tiết kiệm chi phí và tối ưu hiệu quả kinh doanh.
