Cách mở quán cafe luôn là câu hỏi lớn với những ai muốn khởi nghiệp trong lĩnh vực F&B. Không chỉ cần vốn, bạn còn phải chuẩn bị kỹ lưỡng từ việc chọn mô hình quán, tìm mặt bằng, thiết kế không gian, xây dựng menu, cho đến thủ tục pháp lý và kế hoạch marketing. Nếu thiếu một bước, rủi ro rất dễ xảy ra, khiến việc kinh doanh khó đạt thành công. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn cách mở quán cafe từ A-Z cùng kinh nghiệm thực tế giúp ước lượng chi phí, chọn mô hình phù hợp và lên kế hoạch vận hành hiệu quả. Hãy cùng khám phá ngay để biến ý tưởng quán cafe của bạn thành hiện thực.
1. Các bước mở quán cafe từ A–Z
Để khởi nghiệp thành công, bạn cần một lộ trình rõ ràng. Dưới đây là các bước cách mở quán cafe chi tiết mà người mới bắt đầu nên nắm vững:
- Bước 1 – Lên ý tưởng & chọn mô hình quán
Trước khi bắt tay vào kinh doanh, bạn cần xác định rõ phong cách quán (bình dân, take away, sân vườn, hiện đại hay cao cấp). Ý tưởng và mô hình sẽ quyết định tệp khách hàng, cách thiết kế, menu cũng như chiến lược marketing sau này.
- Bước 2 – Chuẩn bị vốn & dự toán chi phí
Bạn nên lập bảng dự toán chi phí chi tiết cho từng hạng mục: thuê mặt bằng, thiết kế, mua sắm nội thất – máy móc, nguyên liệu và chi phí marketing. Ngoài ra, hãy dự phòng thêm vốn duy trì từ 3–6 tháng đầu để đảm bảo dòng tiền ổn định.
- Bước 3 – Chọn mặt bằng
Vị trí là yếu tố sống còn khi mở quán cafe. Hãy ưu tiên nơi đông người qua lại, gần văn phòng, trường học hoặc khu dân cư. Đồng thời, diện tích mặt bằng cần phù hợp với quy mô quán và ngân sách bạn dự tính.
- Bước 4 – Thiết kế & thi công không gian
Thiết kế không gian ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng. Bạn cần bố trí khu vực phục vụ khách, quầy bar – pha chế, kho chứa nguyên liệu thật hợp lý. Phong cách trang trí nên đồng nhất với ý tưởng ban đầu, tạo dấu ấn riêng để giữ chân khách.
- Bước 5 – Xây dựng menu đồ uống
Menu không cần quá dài nhưng phải có sản phẩm chủ lực và đồ uống “best-seller” để gây ấn tượng. Bên cạnh đó, giá cả phải phù hợp với phân khúc khách hàng, vừa đảm bảo lợi nhuận vừa tạo cảm giác dễ tiếp cận.
- Bước 6 – Hoàn thiện thủ tục pháp lý
Đừng bỏ qua yếu tố pháp lý khi mở quán cafe. Bạn cần đăng ký giấy phép kinh doanh, xin giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm và tuân thủ các quy định về thuế, PCCC. Điều này giúp quán hoạt động ổn định, tránh rủi ro pháp lý.
- Bước 7 – Lập kế hoạch marketing
Một quán cafe mới mở rất cần được quảng bá. Bạn có thể kết hợp truyền thông online (Facebook, Instagram, TikTok) với các chương trình offline như giảm giá khai trương, tặng voucher, minigame. Càng tạo được “tiếng vang” ban đầu, cơ hội giữ chân khách càng cao.
- Bước 8 – Vận hành & quản lý quán
Cuối cùng, hãy chú trọng khâu vận hành: tuyển dụng nhân viên, đào tạo kỹ năng phục vụ, kiểm soát chất lượng đồ uống và dịch vụ. Song song đó, bạn cần quản lý tài chính minh bạch để đánh giá hiệu quả kinh doanh.
2. Chi phí mở quán và cách tối ưu vốn
Để lên kế hoạch mở quán cafe hiệu quả, việc dự trù chi phí theo từng quy mô đầu tư là bước quan trọng. Tùy vào mô hình kinh doanh, ngân sách có thể dao động như sau:
- Quán nhỏ (100 – 300 triệu): Phù hợp với mô hình cafe take away hoặc quán bình dân diện tích nhỏ. Chi phí tập trung chủ yếu vào thuê mặt bằng, máy móc cơ bản và thiết kế đơn giản.
- Quán vừa (400 – 700 triệu): Thích hợp cho các quán có không gian ngồi lại, diện tích tầm trung. Ngân sách sẽ phân bổ cho nội thất, thiết kế thẩm mỹ và menu đa dạng hơn.
- Quán lớn/chuỗi (từ 1 tỷ trở lên): Dành cho mô hình sang trọng hoặc hệ thống nhiều chi nhánh. Chi phí bao gồm thiết kế cao cấp, trang thiết bị hiện đại, đội ngũ nhân sự lớn và marketing chuyên nghiệp.
Dù ở quy mô nào, bạn vẫn có thể tối ưu vốn bằng cách:
- Thiết kế không gian hợp lý để tận dụng diện tích.
- Sử dụng nội thất module, dễ lắp đặt – tháo dỡ – tiết kiệm chi phí.
- Chọn đơn vị thi công trọn gói uy tín để kiểm soát ngân sách, tránh phát sinh không cần thiết.
→ Tham khảo các mô hình cafe theo ngân sách:
- Mở quán cafe với 500 triệu: Cách chọn mô hình và phân bổ ngân sách
- Bí kíp mở quán cafe với 300 triệu hiệu quả và dự toán chi phí chi tiết
- Mô hình quán cafe 100 triệu: Liệu có khả thi?
- Mở quán cafe 50 triệu: 3 mô hình kinh doanh khả thi hiện nay
- Kinh nghiệm mở quán cafe với 30 triệu chi tiết giúp bạn thành công
3. 7 sai lầm thường gặp khi mở quán cafe và cách tránh.
Khi mới bắt đầu, nhiều người thường mắc những sai lầm tưởng nhỏ nhưng lại ảnh hưởng lớn đến hiệu quả kinh doanh. Dưới đây là những lỗi phổ biến và cách bạn có thể khắc phục:
- Không xác định rõ mô hình và khách hàng mục tiêu
Mở quán theo sở thích cá nhân mà không tính đến phân khúc khách hàng dễ khiến quán không có điểm nhấn. Để tránh, bạn nên nghiên cứu thị trường, xác định rõ đối tượng khách và chọn mô hình phù hợp ngay từ đầu.
- Dự toán vốn thiếu chính xác
Nhiều chủ quán chỉ tính chi phí mở quán mà quên dự phòng cho 3 – 6 tháng vận hành, dẫn đến thiếu hụt dòng tiền. Cách khắc phục là lập bảng chi phí chi tiết và luôn để ra một khoản dự trữ an toàn.
- Chọn mặt bằng chỉ vì giá rẻ
Tiết kiệm tiền thuê nhưng chọn vị trí vắng khách khiến quán khó trụ lâu dài. Thay vào đó, hãy ưu tiên vị trí đông người, thuận tiện giao thông, dù chi phí cao hơn nhưng cơ hội thu hút khách lớn hơn.
- Thiết kế không gian thiếu hợp lý
Lối đi chật chội, bố trí không khoa học hoặc phong cách trang trí rời rạc làm giảm trải nghiệm khách. Giải pháp là thiết kế không gian thông thoáng, hài hòa và bố trí hợp lý giữa khu phục vụ – pha chế – lưu trữ.
- Menu rườm rà, không có sản phẩm chủ lực
Quán có quá nhiều món nhưng không có đồ uống “best-seller” sẽ khiến khách bối rối và khó nhớ đến quán. Hãy giữ menu gọn gàng, tập trung vào vài sản phẩm chủ đạo chất lượng.
- Bỏ qua marketing
Phụ thuộc vào khách vãng lai hoặc truyền miệng khiến quán khó cạnh tranh. Để tránh, bạn cần kết hợp quảng bá online qua mạng xã hội với khuyến mãi, minigame hoặc hợp tác reviewer để tăng độ nhận diện.
- Quản lý vận hành lỏng lẻo
Nhân viên thiếu kỹ năng, dịch vụ không đồng đều, chi phí thất thoát là tình trạng thường gặp. Cách khắc phục là xây dựng quy trình chuẩn, đào tạo nhân sự bài bản và kiểm soát tài chính minh bạch.
4. Kinh nghiệm thực tế: từ người đã thành công, case study
Không có công thức chung cho tất cả, nhưng kinh nghiệm từ những người đi trước sẽ giúp bạn tránh nhiều sai lầm và rút ngắn thời gian khởi nghiệp. Dưới đây là những chia sẻ thực tế:
- Bắt đầu nhỏ để kiểm soát rủi ro
Nhiều chủ quán khuyên nên khởi nghiệp bằng mô hình nhỏ (take away, quán góc phố) để dễ quản lý vốn và học cách vận hành trước khi mở rộng.
- Đừng tiếc tiền cho máy móc pha chế
Máy móc kém chất lượng làm đồ uống không ổn định, dễ mất khách. Đầu tư ban đầu có thể cao hơn nhưng sẽ giúp tiết kiệm chi phí lâu dài.
- Tập trung vào khách hàng quen
Có những quán thành công nhờ giữ chân 100 khách hàng trung thành thay vì chỉ tập trung kéo thật đông khách mới. Các chương trình thẻ tích điểm, giảm giá cho khách quen thường rất hiệu quả.
- Địa điểm không quyết định tất cả
Một số quán nhỏ trong ngõ hẹp vẫn đông khách nhờ đồ uống ngon và chăm sóc khách hàng tốt. Vị trí quan trọng, nhưng không phải yếu tố duy nhất.
- Marketing “chân thật” hơn quảng cáo rầm rộ
Nhiều chủ quán chia sẻ rằng việc khách tự check-in, review tích cực hiệu quả hơn so với bỏ tiền chạy quảng cáo ngắn hạn.
- Chủ quán phải hiện diện trong giai đoạn đầu
Trực tiếp pha chế, phục vụ hoặc trò chuyện với khách giúp bạn hiểu rõ nhu cầu và xây dựng mối quan hệ, từ đó cải thiện dịch vụ nhanh chóng.
→ Tham khảo dự án: Quán cafe sân vườn Cozy Garden
5. Các mô hình quán cafe
Nếu bạn vẫn chưa biết quyết định được mở quán cafe theo mô hình nào, thì có thể tham khảo chi tiết các mô hình quán cafe phổ biến nhất hiện nay.
5.1. Mô hình kinh doanh truyền thống
Mô hình này tập trung phục vụ cafe pha phin, cafe rang xay nguyên chất theo phong cách quen thuộc. Không gian thường đơn giản, gần gũi, ít cầu kỳ trong trang trí.
- Ưu điểm:
- Phù hợp thị hiếu nhiều người Việt, đặc biệt là khách trung niên, nhân viên văn phòng.
- Chi phí đầu tư thấp, không cần quá nhiều thiết kế hay trang trí cầu kỳ.
- Dễ quản lý, dễ duy trì chất lượng ổn định.
- Nhược điểm:
- Cạnh tranh cao do có rất nhiều quán theo mô hình này.
- Khó tạo sự khác biệt nếu không có điểm nhấn về chất lượng hoặc dịch vụ.
- Thị trường giới trẻ có xu hướng chuộng mô hình hiện đại hơn.
- Đối tượng phù hợp: Chủ đầu tư vốn nhỏ, ưu tiên an toàn, muốn mở quán phục vụ khu dân cư, công sở hoặc khu chợ.
5.2. Mô hình kinh doanh nhượng quyền (Franchise)
Mô hình kinh doanh nhượng quyền thương hiệu (Franchise) là mô hình mà bạn sử dụng thương hiệu, công thức và quy trình vận hành của một chuỗi cafe có sẵn, đổi lại bạn cần trả phí nhượng quyền ban đầu và phí duy trì hằng năm. Một số chuỗi nhượng quyền ở Việt Nam như Các chuỗi Highlands Coffee, The Coffee House, Milano Coffee, Viva Star Coffee…
- Ưu điểm:
- Sẵn thương hiệu nổi tiếng, dễ dàng thu hút khách ngay từ đầu.
- Có quy trình chuẩn về pha chế, quản lý, đào tạo nhân sự giúp giảm rủi ro cho người mới.
- Được hỗ trợ marketing, truyền thông từ hệ thống.
- Nhược điểm:
- Chi phí đầu tư ban đầu cao (thường từ vài trăm triệu đến vài tỷ).
- Bị ràng buộc bởi quy định của thương hiệu, ít linh hoạt trong sáng tạo menu hay trang trí.
- Lợi nhuận có thể bị chia sẻ do chi phí duy trì và nguyên liệu bắt buộc.
- Đối tượng phù hợp: Nhà đầu tư có vốn tương đối (từ 500 triệu – vài tỷ), mong muốn giảm rủi ro, muốn có một mô hình “ăn chắc” nhờ thương hiệu đã thành công trên thị trường.
5.3. Mô hình kinh doanh take-away
Mô hình kinh doanh take-away là mô hình quán cafe tập trung bán mang đi, diện tích nhỏ, không cần nhiều bàn ghế, chủ yếu phục vụ khách hàng bận rộn, dân văn phòng hoặc người di chuyển thường xuyên.
- Ưu điểm:
- Vốn đầu tư thấp (chỉ từ 100–300 triệu).
- Thời gian thi công nhanh, dễ set-up tại các vị trí đông người qua lại như ngã tư, gần trường học, tòa nhà văn phòng.
- Vận hành gọn nhẹ, ít nhân sự, tập trung vào chất lượng đồ uống và tốc độ phục vụ.
- Nhược điểm:
- Phụ thuộc lớn vào địa điểm (nếu không đông khách thì khó duy trì).
- Không tạo được trải nghiệm không gian cho khách → dễ mất lợi thế cạnh tranh với quán cafe ngồi tại chỗ.
- Lợi nhuận dựa nhiều vào số lượng bán ra, cần kênh online/delivery mạnh.
- Đối tượng phù hợp: Người khởi nghiệp vốn nhỏ, ít kinh nghiệm quản lý, muốn thử sức kinh doanh nhanh với rủi ro vừa phải.
→ Tham khảo: Tổng hợp 20+ thiết kế quán cafe take away nhỏ gọn, hút khách
5.4. Mô hình kinh doanh cafe sân vườn
Mô hình kinh doanh cafe sân vườn là mô hình quán cafe chú trọng không gian thoáng đãng, gần gũi thiên nhiên, thường có cây xanh, hồ cá, tiểu cảnh, thác nước nhân tạo… tạo cảm giác thư giãn cho khách.
- Ưu điểm:
- Không gian rộng rãi, thoải mái → phù hợp với gia đình, nhóm bạn, khách hàng muốn tìm nơi nghỉ ngơi.
- Dễ gây ấn tượng nhờ cảnh quan, tạo lợi thế cạnh tranh khó sao chép.
- Có thể kết hợp sự kiện, tiệc nhỏ ngoài trời để tăng doanh thu.
- Nhược điểm:
- Cần quỹ đất lớn và chi phí đầu tư ban đầu khá cao (thường từ 700 triệu – vài tỷ).
- Chi phí duy trì, chăm sóc cây cảnh, vệ sinh, nhân sự phục vụ nhiều hơn quán nhỏ.
- Phụ thuộc vào thời tiết (mưa gió, nắng nóng ảnh hưởng trải nghiệm khách).
- Đối tượng phù hợp: Nhà đầu tư có sẵn đất rộng hoặc muốn kinh doanh dài hạn với concept bền vững, thu hút nhiều đối tượng khách hàng.
→ Tham khảo: 7 Mô hình quán cafe sân vườn mới nhất [Kèm Rủi ro, vốn]
5.5. Mô hình kinh doanh cafe phong cách Nhật
Mô hình kinh doanh cafe phong cách Nhật là mô hình quán cafe lấy cảm hứng từ văn hóa Nhật Bản, nổi bật với sự tối giản, tinh tế, chú trọng trải nghiệm an yên và tôn trọng sự riêng tư của khách hàng.
- Ưu điểm:
- Thiết kế tinh gọn, không cầu kỳ → tiết kiệm chi phí xây dựng, dễ bảo trì.
- Tạo cảm giác nhẹ nhàng, thanh tịnh, phù hợp với nhóm khách hàng yêu thích văn hóa Nhật, giới trẻ thích check-in.
- Có thể kết hợp bán thêm trà đạo, bánh wagashi, matcha để tăng doanh thu.
- Nhược điểm:
- Cần nghiên cứu kỹ văn hóa Nhật để không bị “lai tạp” hoặc mất chất riêng.
- Tệp khách hàng có thể chưa thật sự phổ biến, cần marketing tốt để thu hút.
- Nội thất, vật liệu gỗ tự nhiên và decor Nhật (shoji, bonsai, tatami) thường có giá thành cao.
- Đối tượng phù hợp: Chủ đầu tư muốn xây dựng concept độc đáo, khác biệt so với quán cafe thông thường, hướng tới nhóm khách hàng trẻ yêu phong cách sống tối giản.
5.6. Mô hình kinh doanh cafe sách
Quán cafe sách là sự kết hợp giữa không gian thưởng thức đồ uống và góc đọc sách, làm việc yên tĩnh, tạo môi trường thư giãn và học tập.
- Ưu điểm:
- Không gian yên tĩnh, thu hút học sinh, sinh viên, nhân viên văn phòng.
- Có thể tổ chức các buổi tọa đàm, workshop, giao lưu tác giả để tăng giá trị thương hiệu.
- Dễ tạo cộng đồng khách hàng trung thành nếu xây dựng được tủ sách đa dạng và chất lượng.
- Nhược điểm:
- Vốn đầu tư cho tủ sách, kệ, bàn ghế thoải mái tương đối cao.
- Quản lý sách khó khăn (mất, hư hỏng).
- Khó xoay vòng bàn nhanh như quán cafe thông thường do khách thường ngồi lâu.
- Đối tượng phù hợp: Chủ đầu tư đam mê sách, muốn xây dựng mô hình có giá trị tinh thần, hoặc hướng đến khách hàng trẻ yêu thích không gian tri thức.
6. Giải pháp thiết kế thi công quán cafe tiết kiệm chi phí
Để quán cafe vừa thu hút khách hàng, vừa tối ưu ngân sách đầu tư, chủ quán cần chú trọng ngay từ khâu thiết kế – thi công. Một số giải pháp tiêu biểu:
- Tận dụng ánh sáng tự nhiên: Sử dụng cửa kính lớn, giếng trời hoặc không gian mở để giảm chi phí điện chiếu sáng ban ngày, đồng thời tạo cảm giác thoáng đãng, gần gũi.
- Chọn phong cách thiết kế phù hợp ngân sách: Với vốn ít, nên chọn phong cách tối giản (Minimalism), Industrial hoặc Rustic, ưu tiên vật liệu rẻ nhưng vẫn cá tính như gạch thô, gỗ tái chế, khung thép.
- Sử dụng nội thất module và đa năng: Bàn ghế module dễ di chuyển, sắp xếp linh hoạt cho nhiều mục đích (làm việc, tụ tập, workshop), vừa tiết kiệm diện tích vừa giảm chi phí mua sắm.
- Kết hợp cây xanh và decor giá rẻ: Cây xanh vừa làm đẹp, vừa cải thiện không khí, dễ trang trí theo mùa mà không tốn kém nhiều.
- Thi công trọn gói và có bản vẽ chi tiết: Làm việc với đơn vị chuyên nghiệp để hạn chế phát sinh chi phí, đảm bảo tiến độ, đồng thời kiểm soát chất lượng từng hạng mục.
- Thiết kế workflow quầy bar – bếp tối ưu: Sắp xếp hợp lý khu pha chế và quầy thu ngân giúp tiết kiệm nhân sự, tăng hiệu suất phục vụ.
→ Tham khảo: Top 10 công ty thiết kế nội thất uy tín tại Hà Nội
7. Cách marketing quán cafe mới mở để thu hút khách hàng
Khi đã có thiết kế quán cafe đẹp, làm marketing hiệu quả vào ngày khai trương sẽ quyết định tốc độ thu hút khách hàng và tạo dựng thương hiệu. Một số cách đơn giản nhưng hiệu quả:
- Tận dụng mạng xã hội (Facebook, TikTok, Instagram)
Đây là kênh marketing tiết kiệm chi phí nhưng hiệu quả mạnh mẽ. Chủ quán có thể đăng tải hình ảnh, video không gian, đồ uống và hoạt động tại quán theo phong cách bắt trend. Việc chạy quảng cáo địa phương cũng giúp tiếp cận chính xác khách hàng trong khu vực lân cận.
- Chương trình khai trương – ưu đãi hấp dẫn
Thời gian đầu, ưu đãi là “nam châm” hút khách nhanh nhất. Có thể áp dụng giảm giá 20–30%, tặng voucher hoặc khuyến mãi mua 1 tặng 1 để khuyến khích khách đến trải nghiệm. Đây cũng là cơ hội để quán giới thiệu chất lượng dịch vụ và giữ khách quay lại.
- Marketing bằng trải nghiệm khách hàng
Không có chiến dịch quảng cáo nào hiệu quả hơn việc khách hàng hài lòng và giới thiệu cho bạn bè. Vì vậy, quán cần chú trọng vào chất lượng đồ uống, thái độ phục vụ và tạo điểm nhấn riêng như góc check-in đẹp hoặc một món “signature” đặc biệt.
- Kết hợp KOLs/Influencers địa phương
Mời các food reviewer hoặc micro-influencer ghé quán và trải nghiệm giúp tăng độ tin cậy và lan tỏa hình ảnh. Đây là hình thức truyền thông chi phí vừa phải nhưng dễ tạo hiệu ứng đám đông, đặc biệt với khách hàng trẻ.
- Tận dụng Google Maps & các app đặt đồ uống
Đăng ký địa điểm trên Google Maps và các ứng dụng như Foody, GrabFood, ShopeeFood để khách dễ dàng tìm đến quán. Đồng thời, chủ quán nên phản hồi đánh giá của khách hàng kịp thời nhằm xây dựng uy tín và cải thiện dịch vụ.
- Xây dựng cộng đồng khách hàng thân thiết
Sau khi có lượng khách ổn định, quán có thể triển khai thẻ thành viên tích điểm hoặc tặng quà cho khách hàng quay lại. Ngoài ra, việc tổ chức mini game trên fanpage cũng giúp gắn kết khách hàng và duy trì sự quan tâm lâu dài.
Tóm lại, việc tìm hiểu cách mở quán cafe không chỉ dừng lại ở ý tưởng hay vốn đầu tư, mà còn cần một kế hoạch bài bản về mô hình kinh doanh, thiết kế – thi công và chiến lược marketing phù hợp. Nếu chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ đầu, bạn sẽ dễ dàng tạo được dấu ấn riêng, thu hút khách hàng và duy trì lợi nhuận ổn định.
Để biến ý tưởng thành hiện thực và tối ưu chi phí, bạn có thể đồng hành cùng H3 Group – đơn vị chuyên thiết kế, thi công và tư vấn trọn gói cho quán cafe. Với kinh nghiệm triển khai nhiều dự án thành công, H3 Group sẽ giúp bạn từ bước lên concept, dự toán chi phí đến thi công hoàn thiện, đảm bảo quán vừa đẹp, vừa hiệu quả kinh doanh.
Liên hệ ngay H3 Group qua Hotline tư vấn – báo giá miễn phí: 0886.888.393 để được tư vấn chi tiết và bắt đầu hành trình mở quán cafe của riêng bạn!
