Theo thống kê, 80% các chủ đầu tư quán cafe thất bại, phải đóng cửa trong 2 năm đầu tiên vì thiếu kinh nghiệm trong lĩnh vực F&B. Do không tính toán được chi phí, hàng tồn kho, nhu cầu khách hàng,… mà chỉ đơn giản tạo ra một quán cafe thật đẹp.
Vậy phải làm sao để tự mình vận hành một quán cafe thành công cả về giá trị thương hiệu lẫn lợi nhuận? Cùng H3 Group đi tìm lời giải với quy trình 9 bước để trang bị đủ kiến thức và kinh nghiệm mở quán cafe từ A-Z dành cho người mới.
1. Định vị thương hiệu rõ ràng
1.1. Khách hàng mục tiêu
Trước khi bắt tay vào mở quán, bước đầu tiên chính là phân tích và xác định phân khúc khách hàng mà bạn muốn hướng đến. Điều này đóng vai trò quan trọng bởi có ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ những giai đoạn tiếp theo như thiết kế không gian quán, xây dựng thực đơn, định hướng truyền thông,… phù hợp với nhóm đối tượng mục tiêu đó.
Ngoài ra, để xác định rõ chân dung khách hàng mục tiêu, bạn nên phân tích một số yếu tố cơ bản như: Nhu cầu tiêu dùng, thói quen, khả năng chi tiêu,… Từ đó, bạn có thể xây dựng các chiến lược kinh doanh hiệu quả và phù hợp nhất.
1.2. Điểm khác biệt quán cafe
Một không gian quán có tính thẩm mỹ cao và tối ưu công năng sẽ tạo ra trải nghiệm tích cực và ảnh hưởng đến quyết định quay lại của khách hàng. Chính vì vậy, bạn cần xác định rõ phong cách thiết kế mà mình muốn theo đuổi, từ phong cách Hiện đại, Bắc Âu, Vintage đến Tropical,… Điều này không chỉ giúp quán có được dấu ấn riêng, mà còn định hình cách bạn bố trí không gian, lựa chọn menu và định hướng phục vụ phù hợp.
2. Chọn mô hình kinh doanh cafe phù hợp
Mô hình kinh doanh quán cafe được xem như “kim chỉ nam” cho mọi hoạt động triển khai phía sau. Bạn nên lựa chọn mô hình phù hợp với thị trường, tệp khách hàng mục tiêu ở vị trí đó và khả năng đầu tư của bản thân, để tránh bị “đứt gánh giữa đường”.
Dưới đây là một số mô hình quán cafe phổ biến, dễ triển khai hiện nay:
- Quán cafe mang đi (take away)
Khách hàng chủ yếu mua mang đi. Vì vậy mô hình này có quy trình vận hành đơn giản và chi phí đầu tư thấp vì không cần đầu tư nội thất quá nhiều.
- Quán cafe bình dân
Hướng đến đối tượng học sinh, sinh viên hoặc nhân viên văn phòng, có mức giá hợp lý và không gian thoải mái để làm việc hay học tập.
- Cafe tại nhà
Tận dụng không gian nhà ở để kinh doanh giúp tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng và phù hợp cho quy mô nhỏ.
- Cafe kết hợp ăn sáng
Phù hợp ở những khu dân cư đông đúc, nơi có nhu cầu ăn uống nhanh và tiện lợi vào buổi sáng.
3. Lập kế hoạch kinh doanh và dự toán chi phí
3.1. Dự toán chi phí đầu tư
- Chi phí thuê mặt bằng, đặt cọc chiếm khoảng 20 – 30% tổng chi phí: Giá thuê cũng thường tỷ lệ thuận với vị trí mặt bằng. Một mặt bằng đẹp, diện tích lớn thuận tiện đi lại,… có giá cao hơn nhưng cũng sẽ góp phần lớn trong việc thu hút khách hàng.
- Chi phí thiết kế, thi công từ 35% – 45% tổng chi phí như sửa chữa mặt bằng, trang trí, mua sắm bàn ghế mới, thiết bị nội thất,…
- Chi phí mua sắm máy móc, nguyên vật liệu khoảng 10% – 15% ngân sách sẽ dành cho mua sắm nguyên liệu pha chế đồ uống và máy móc thiết bị (máy pha cà phê, máy xay sinh tố,…).
- Chi phí marketing ban đầu và phát sinh nhằm thu hút khách hàng khi quán khai trương. Ngoài ra, chủ đầu tư cũng cần tính toán đến khoản chi phí phát sinh trong giai đoạn đầu của quán.
2.2. Dự toán chi phí vận hành hàng tháng
Ngoài chi phí đầu tư ban đầu, bạn cũng cần tính toán đến những khoản chi cố định hàng tháng để duy trì hoạt động của quán, bao gồm:
- Tiền điện, nước, internet
- Tiền lương nhân viên, thưởng (tùy vào chính sách quán)
- Nguyên liệu định kỳ cho đồ uống, làm bánh (nếu có),…
2.3. Vốn dự phòng
Việc chuẩn bị sẵn vốn dự phòng sẽ giúp bạn tránh rơi vào khủng hoảng tài chính khi gặp sự cố bất ngờ (máy móc gặp trục trặc, nội thất hư hỏng,…) Khoản vốn này cần đủ để duy trì hoạt động của quán trong khoảng 3–6 tháng đầu tiên trong trường hợp kinh doanh quán cafe chưa đủ sinh lợi nhuận.
3. Tìm Kiếm & “Thẩm Định” mặt bằng
Vị trí quán cafe là yếu tố then chốt quyết định đến lưu lượng khách hàng và sự thành công lâu dài. Khi lựa chọn mặt bằng, bạn cần đánh giá một cách toàn diện dựa trên những yếu tố sau:
- Giá thuê và tiền cọc hàng tháng
- Diện tích sử dụng
- Chỗ để xe
- Vị trí gần đối tượng khách hàng mục tiêu
- Lưu lượng giao thông qua lại
4. Giải quyết vấn đề pháp lý
Để cafe được vận hành một cách hợp pháp và tránh các rủi ro kiểm tra, xử phạt sai phạm trong tương lai, bạn cần chuẩn bị đủ các loại giấy phép theo quy định pháp luật. Một số giấy tờ cần thiết khi kinh doanh mô hình quán cafe mà bạn có thể tham khảo như:
- Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh cá thể (hoặc giấy phép đăng ký doanh nghiệp đối với mô hình quy mô lớn).
- Giấy chứng nhận đủ điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy.
- Đăng ký mã số thuế và đóng các loại thuế theo quy định (thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng)
Lưu ý nếu diện tích quán nhỏ, ít nhân viên, bạn có thể đăng ký hộ kinh doanh cá thể để đơn giản hóa thủ tục. Ngoài ra, bạn cũng có thể thuê dịch vụ hỗ trợ làm giấy phép trọn gói nếu không có thời gian tự xử lý.
5. Thiết kế không gian và thi công
Việc thiết kế không gian và thi công quán theo concept đã định hình vô cùng quan trọng, quyết định đến khả năng cạnh tranh của quán cafe. Để có một không gian quán cafe ấn tượng, giúp khách hàng hài lòng khi trải nghiệm, bạn nên lưu ý một số điều sau:
- Tối ưu công năng quầy bar sao cho nhân viên có thể thao tác nhanh chóng, dễ vệ sinh, đồng thời vẫn đảm bảo tính thẩm mỹ. Hệ thống điện, nước ở quầy cần được lắp đặt kỹ lưỡng, có tính toán dự phòng.
- Lựa chọn phong cách thiết kế phù hợp và đồng bộ với định vị thương hiệu và khách hàng mục tiêu
- Lựa chọn nhà thầu thi công uy tín có hợp đồng rõ ràng với các điều khoản cụ thể về thời gian thi công, chính sách bảo hành,… nhằm đảm bảo tuổi thọ của công trình cũng như công năng vận hành.
6. Mua sắm máy móc và tìm nguồn cung cấp
Về cơ bản, máy móc thiết bị tại một quán cafe thường bao gồm:
- Thiết bị và dụng cụ pha chế: Máy pha cà phê, máy xay sinh tố, máy ép trái cây, máy đánh kem, bình ủ trà, lò vi sóng, ca đong, bình lắc, rây lọc,…
- Dụng cụ lưu trữ và phục vụ: Tủ lạnh, tủ đông, khay đựng nguyên liệu,.các loại ly tách, ống hút, thìa, khăn giấy, khay bưng, túi mang về,…
- Trang thiết bị hỗ trợ: Máy tính tiền, máy in hóa đơn, camera giám sát,…
Bên cạnh mua sắm máy móc và trang thiết bị, việc tìm nhà cung cấp cafe chất lượng, duy trì lâu dài, có chứng nhận vệ sinh và được thị trường tin dùng. Tránh mua nguyên liệu trôi nổi, pha tạp chất có thể ảnh hưởng xấu đến sức khỏe và không ảnh hưởng đến hương vị và trải nghiệm của khách hàng.
7. Xây dựng menu và hoàn thiện công thức
Một menu hoàn thiện cần đảm bảo một số yếu tố như:
- Tính giá vốn và định giá bán
Tính toán kỹ chi phí nguyên liệu để đảm bảo mỗi món đều mang lại lợi nhuận hợp lý.
- Bố cục dễ nhìn
Menu nên được phân chia theo từng mục như cafe, nước ép, trà,… để khách hàng dễ chọn lựa. Tên gọi của thức uống cũng cần dễ hiểu và được trình bày rõ ràng để không gây ra sự nhầm lẫn khi khách chọn món.
- Đảm bảo đồng bộ với đối tượng khách hàng
Giá cả, gu thẩm mỹ, hương vị phải tương thích với phân khúc khách hàng mà bạn hướng đến.
- Tạo món “signature” độc đáo
Đây là món đặc trưng giúp khách nhớ đến quán bạn. Ví dụ, có quán sẽ có thế mạnh về trà sữa, trong khi một số được yêu thích bởi hương vị cafe đậm đà.
8. Tuyển dụng và đào tạo nhân sự
Một quán cafe muốn hoạt động hiệu quả không thể thiếu một đội ngũ nhân sự nhiệt tình, có kỹ năng và tinh thần trách nhiệm. Đặc biệt trong những tháng đầu khai trương, sự đồng lòng của nhân viên sẽ quyết định sự trơn tru trong vận hành, bao gồm một số vị trí:
- Nhân viên pha chế
- Nhân viên phục vụ
- Quản lý
9. Xây dựng kế hoạch marketing và khai trương
Chiến dịch marketing trong giai đoạn khai trương sẽ quyết định đến việc quán của bạn có nhanh chóng được biết đến và thu hút khách hàng hay không. Vì vậy, hãy chuẩn bị thật kỹ thông qua một số hoạt động như
- Xây dựng fanpage chính thức: Đăng tải hình chụp đồ uống, không gian quán để khách hàng dễ dàng tìm kiếm thông tin và đến trải nghiệm.
- Chương trình ưu đãi khai trương: Giảm giá trên tổng hóa đơn, quà tặng kèm, voucher giảm giá cho lần sau,… là một số cách phổ biến hiện nay.
- Chạy quảng cáo online khu vực lân cận: Nhắm đến đối tượng sống hoặc làm việc gần khu vực quán.
- Truyền miệng và đánh giá từ những khách hàng mới qua những bài đăng trên mạng xã hội.
10. Những bài học “xương máu” cần tránh khi mở quán cafe
- Chủ quán cần hiểu quy trình pha chế, nguyên vật liệu và kiểm soát chất lượng: Nếu phó mặc hết cho nhân viên, bạn sẽ không kiểm soát được sản phẩm, dẫn đến việc dễ mất khách.
- Sao chép mô hình của người khác một cách mù quáng: Cần cá nhân hóa mô hình kinh doanh thay vì rập khuôn y hệt mô hình đã thành công ở nơi khác, nhằm tạo được điểm khác biệt cho quán cafe chính là lợi thế trong cuộc đua đường dài.
- Bỏ qua marketing, nghĩ rằng “hữu xạ tự nhiên hương”: Bạn cần chủ động giới thiệu quán của mình đến đúng đối tượng khách hàng thông qua mạng xã hội, quảng cáo, các hoạt động tương tác trực tiếp,…
- Quản lý tài chính lỏng lẻo, đảm bảo có khoản tài chính dự phòng để duy trì hoạt động khi chưa có lãi: Nếu không tỉnh táo và kế hoạch tài chính không rõ ràng, có thể dẫn tới những khoản phát sinh ngoài dự tính, không đảm bảo doanh thu.
Với những thông tin cụ thể trên, H3 Group hy vọng bạn đã thu thập được những kinh nghiệm mở quán cafe hữu ích. Nếu trong quá trình lập kế hoạch thiết kế quán cafe còn những khó khăn và khúc mắc cần giải đáp, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn. Vì vậy, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua những phương thức sau:
H3 GROUP – CUNG CẤP GIẢI PHÁP THIẾT KẾ THI CÔNG NỘI THẤT TOÀN DIỆN
- Hotline tư vấn – báo giá miễn phí: 0886.888.393
- Website: https://h3group.com.vn/
