Để mở chuỗi quán cafe thành công, ngoài chất lượng đồ uống, yếu tố đóng vai trò then chốt còn là sự đồng bộ về thương hiệu, hình ảnh và trải nghiệm từ khách hàng. Mỗi chuỗi cafe chuyên nghiệp sẽ phải có sự thống nhất về logo, màu sắc, đồng phục nhân viên, nội thất và đến cả phong cách phục vụ. Bài viết này H3 Group sẽ cung cấp thêm cho bạn thông tin về những điểm cần thiết mở chuỗi cafe cần thiết kế đồng bộ như thế nào khi đồng bộ một chuỗi cafe nhé!
1. Vì sao thiết kế đồng bộ là “xương sống” của chuỗi cafe?
1.1. Tạo nhận diện thương hiệu đồng nhất
Trong ngành F&B, bộ nhận diện thương hiệu cực kỳ cần thiết đối với một thương hiệu cafe, để phát triển lâu dài và khách hàng chỉ cần nhìn có thể biết và nhớ đến. Việc tạo dấu ấn thương hiệu từ sự đồng nhất logo, menu, nội thất,… giúp khách hàng dễ nhận diện được thương hiệu của quán và gắn bó hơn.
1.2. Đảm bảo trải nghiệm khách hàng giống nhau ở mọi chi nhánh
Khách hàng khi đến với bất kỳ chi nhánh nào đều mong đợi sự đồng bộ trải nghiệm ở từng chi nhánh từ không gian, hương vị nước uống, hay cách phục vụ của nhân viên. Khi thương hiệu thiết kế đồng bộ chính là cách bổ trợ để duy trì sự quen thuộc và đồng nhất đối với khách hàng, tạo nên thói quen sử dụng cũng như nhớ đến thương hiệu.
1.3. Tối ưu chi phí thi công, vận hàng khi dùng chung tiêu chuẩn
Khi đã sẵn sàng một bộ thiết kế tiêu chuẩn về nội thất, không gian, ánh sáng, đồng phục nhân viên,… các chi nhánh mới sẽ từ quy chuẩn có sẵn và áp dụng theo một cách dễ dàng, giảm được nguồn chi phí thiết kế ban đầu. Đồng thời, sự đồng bộ trong vận hành còn giúp quá trình marketing được thống nhất và việc đào tạo nhân viên cũng dễ dàng hơn.
1.4. Tăng tính chuyên nghiệp & niềm tin trong mắt khách hàng, nhà đầu tư
Một chuỗi cafe đồng bộ từ thiết kế đến cách vận hành sẽ tạo được cảm giác chuyên nghiệp và bài bản. Khách hàng khi lựa chọn một nơi để đến sẽ cảm thấy yên tâm lựa chọn, bởi họ tin cửa hàng có thương hiệu và được đầu tư kỹ lưỡng. Đồng thời, sự đồng bộ là minh chứng cho thương hiệu có chiến lược và vận hành rõ ràng, điểm cộng để các nhà đầu tư chú ý đến và hợp tác mở rộng kinh doanh.
1.5. Dễ dàng phát triển mở rộng theo hướng nhượng quyền thương hiệu
Muốn nhượng quyền thương hiệu, bắt buộc bạn phải có bộ tiêu chuẩn về vận hành và thiết kế một cách rõ ràng. Đây là yếu tố nhằm giúp duy trì hình ảnh và trải nghiệm thương hiệu không đổi dù cho các chi nhánh có thuộc quyền điều hành của chủ đầu tư khác.
2. Thách thức của chủ đầu tư khi mở chuỗi cafe
- Mỗi mặt bằng đều khác nhau
Việc mở rộng chuỗi cafe sẽ không thể đồng nhất được mặt bằng vì có nơi chỉ vài chục m² nhưng có nơi đến vài trăm m², và vị trí có thể nằm ở mặt phố hay trong hẻm nhỏ. Bên cạnh đó, phong cách khu vực và hành vi khách hàng là yếu tố khó khăn đối với chủ đầu tư trong vấn đề giữ sự đồng bộ thương hiệu và linh hoạt theo từng đặc thù của mặt bằng.
- Chi phí dễ bị đội lên
Nếu không có bộ tiêu chuẩn thiết kế từ đầu, mỗi chi nhánh mở ra phải thiết kế lại bước đầu, điều này làm mất thời gian và chi phí sẽ rất cao. Ngoài ra, vấn đề về nội thất, vật liệu và các thiết bị của từng nơi nếu không có tiêu chuẩn sẽ khó kiểm soát ngân sách.
- Nguy cơ “lệch thương hiệu”
Tình trạng chuỗi cafe nhưng mỗi chi nhánh, mỗi quán một kiểu sẽ làm khách hàng cảm thấy không có sự đồng nhất và thiếu tin tưởng. Điều này về lâu dài chính là rủi ro làm mất khách, họ khó ghi nhớ được thương hiệu.
- Khó quản lý chất lượng và trải nghiệm khi mở rộng nhanh
Càng nhiều chi nhánh việc vận hành và quản lý chất lượng sẽ càng khó. Từ phong cách, bày trí không gian, menu, chất lượng đồ uống, đến cách phục vụ của nhân viên,… tất cả điều này nếu một chi nhánh làm không đúng quy chuẩn có thể ảnh hưởng đến hình ảnh của cả hệ thống thương hiệu.
3. Nguyên tắc thiết kế đồng bộ cho chuỗi cafe
3.1. Bộ nhận diện thương hiệu
Đây là yếu tố cốt lõi của bất kỳ chuỗi cafe nhượng quyền. Trước khi đồng bộ được không gian hay thiết kế nội thất, thương hiệu cần đặt ra quy chuẩn cho bộ nhận diện thống nhất:
- Logo, màu sắc chủ đạo, font chữ: phải có tính nhận diện cao, đồng bộ tất cả từ biển hiệu, bao bì, ly/ tách, menu,… đều phải theo logo, màu sắc và font chữ quy định.
- Cách bố trí quầy bar, menu, biển hiệu trong quán: nên có tiêu chuẩn với bất kỳ chi nhánh nào để khách hàng dễ dàng nhận biết khu vực order nhanh chóng, dễ dàng.
3.2. Đồng bộ không gian, trải nghiệm
Thiết kế không chỉ dừng lại ở vấn đề đẹp, mà còn để khách hàng cảm nhận được không gian của thương hiệu. Thế nên, cần đồng bộ:
- Layout bàn ghế: chia rõ các khu vực bàn nhóm, sofa, bàn đơn,…
- Ánh sáng, âm nhạc, mùi hương: đồng nhất được mùi hương từ cửa ra vào đến WC đều sử dụng một mùi hương, ánh sáng cần thống nhất được sử dụng từ tự nhiên hay đèn, đây là yếu tố để khách hàng trở thành người bạn thân thiết của quán.
- Trải nghiệm đồng nhất: đảm bảo khách đến với chi nhánh A hay B cũng phải cảm giác giống nhau từ phong cách phục vụ đến bầu không khí mà quán tạo ra.
3.3. Đồng bộ vật liệu và nội thất
Để thương hiệu không bị rời rạc, mỗi chi nhánh của quán đều phải theo tiêu chuẩn chọn loại bàn ghế, kiểu sàn giống như cơ sở chính theo nguyên tắc:
- Lựa chọn vật liệu chung: trong catalog nên thiết kế sẵn loại bàn gỗ, ghế kim loại hay đèn trang trí như thế nào để các chi nhánh có thể dùng chuẩn chung.
- Tính dễ thay thế, dễ bảo trì: khi một chi nhánh có bất cứ hư hỏng, có thể nhanh chóng thay đổi mà không làm ảnh hưởng đến sự đồng bộ của hệ thống
3.4. Đồng bộ nhưng linh hoạt
Vì một số lý do khách quan như mặt bằng diện tích không bằng nhau, và vị trí cũng khác nhau nên sự đồng bộ cũng được linh hoạt hơn:
- 80% giữ tiêu chuẩn chung: logo, màu sắc, font chữ, quầy bar, phong cách phục vụ.
- 20% linh hoạt theo địa điểm: tận dụng địa hình, không gian, nét văn hoá của từng khu vực.
Chẳng hạn như Highlands Coffee ở các chi nhánh gần văn phòng sẽ sử dụng sofa rộng và có không gian làm việc, trong khi đó, khi mở ở các trung tâm thương mại thiết kế sẽ theo hơi hướng hiện đại, nhiều bàn nhỏ để khách vãng lai sử dụng. Tuy có sự biến tấu về không gian nhưng logo, màu sắc, và phong cách cốt lõi vẫn được giữ nguyên.
4. Quy trình chuẩn để thiết kế đồng bộ chuỗi cafe
4.1. Xây dựng bộ nhận diện thương hiệu (Brand Guideline)
Đầu tiên, thương hiệu phải có bộ nhận diện thương hiệu rõ ràng cho toàn bộ thiết kế. Trong đó, bộ nhận diện bao gồm:
- Màu sắc chủ đạo: thể hiện được cá tính thương hiệu.
- Logo và quy chuẩn sử dụng: kích thước logo, vị trí đặt và khoảng cách sử dụng an toàn.
- Phong cách thiết kế và concept chủ đạo: thiên về phong cách tối giản, hiện đại, vintage hay sang trọng.
4.2. Tạo bộ tiêu chuẩn thiết kế, thi công (Design Guideline)
Sau khi đã có bộ nhận diện thương hiệu, cần xây dựng và phát triển bộ tiêu chuẩn thiết kế và thi công chi tiết để mọi đơn vị thiết kế có thể triển khai đồng nhất:
- Layout chuẩn: cách bố trí các khu vực như khu vực bàn ghế, quầy bar, khu vực vệ sinh.
- Vật liệu và nội thất: thống nhất được mẫu và chất liệu sàn, bàn ghế, đèn trang trí và quầy bar đồng nhất.
- Ánh sáng và màu sắc: cập nhật tông màu chủ đạo, đưa ra quy định về cường độ ánh sáng phù hợp.
- Chi tiết trang trí: hơi hướng quán theo phong cách tối giản hay decor phức tạp, tranh treo tường, cây xanh,…
4.3. Áp dụng mẫu trước một chi nhánh
Thay vì mở một lúc nhiều chi nhánh, các thương hiệu nên chọn một cửa hàng để thực hiện mẫu, đây sẽ là nơi đầu tiên áp dụng tất cả bộ tiêu chuẩn về thiết kế cũng như vận hành đã xây dựng. Chủ đầu tư sẽ dành thời gian để nhìn nhận cách khách hàng phản ứng với không gian, cách bố trí cũng như phong cách phục vụ của nhân viên. Sau đó, dựa trên những điểm chưa hợp lý để điều chỉnh nhằm giúp các chi nhánh khác được tối ưu trong thời gian vận hành. Cách này sẽ giúp thương hiệu giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm được chi phí khi triển khai quy mô lớn.
4.4. Nhân rộng và kiểm soát chất lượng
Sau khi chi nhánh mẫu đã kiểm soát được chất lượng thì đến bước nhân rộng toàn hệ thống, lúc này yếu tố quan trọng nhất phải kiểm soát được đầu ra và chất lượng khi vận hành của các chi nhánh. Điều quan trọng cần lưu ý là phải có checklist tiêu chuẩn đối với mỗi chi nhánh từ biển hiệu đến thiết kế nội thất bên trong. Đồng thời để đảm bảo không có sai lệch cần có giám sát thi công chặt chẽ và kiểm tra định kỳ để tránh các trường hợp các chi nhánh tự thay đổi gây mất đồng bộ.
5. Những sai lầm cần tránh khi thực hiện đồng bộ cho chuỗi cafe
- Rập khuôn một cách cứng nhắc: Đặt quy chuẩn cho các chi nhánh phải giống nhau 100% mà không theo đặc thù cũng như linh hoạt thay đổi đối với mặt bằng, làm không gian trở nên bí bách, gượng ép, khó có thể tận dụng lợi thế địa hình
- Tiết kiệm sai chỗ: Sử dụng các vật liệu rẻ tiền làm quá trình vận hành đồ vật nhanh xuống cấp và mất đi tính đồng bộ của thương hiệu, điều này khiến cho chủ đầu tư tốn kém thêm một phần chi phí sửa chữa về sau.
- Chỉ tập trung vào phần nhìn: Nhiều thương hiệu khi chú ý quá nhiều đến nội thất lại bỏ quên yếu tố cảm xúc về âm nhạc, mùi hương và phong cách dịch vụ khiến khách hàng không cảm giác giống nhau.
- Thiếu Brand Guideline: Khi làm việc không có tiêu chuẩn rõ ràng, chỉ theo quán tính mà làm sẽ dẫn đến mỗi chi nhánh không đồng bộ được thương hiệu, khó nhận diện và chi phí cao.
6. Case Study về đồng bộ khi mở chuỗi cafe
Highlands Coffee là một trong những chuỗi thương hiệu cafe lớn tại Việt Nam, trải dài từ Bắc vào Nam với hàng trăm chi nhánh. Điểm nhận diện thương hiệu lớn nhất của Highlands là dù ở Hà Nội, TP.HCM hay Đà Nẵng thì khách hàng vẫn có thể nhận diện dễ dàng với tông màu đỏ – nâu.
Hơn thế nữa, các chi nhánh của thương hiệu luôn cho khách hàng những trải nghiệm đồng nhất, khu vực bố trí quầy order và khu vực pha chế dễ nhìn thấy, logo đặc trưng và menu đồng nhất trên tất cả hệ thống. Điểm nhấn của Highlands còn ở không gian với ánh sáng vàng ấm áp, sử dụng nhiều vật liệu từ gỗ, nhờ đó khách hàng có thể nhận diện được thương hiệu nhờ những thứ quen thuộc dù là bất cứ chi nhánh nào.
Nhờ vào sự đồng bộ thương hiệu giúp Highlands trở thành một trong những chuỗi cafe phát triển mạnh mẽ và chuyên nghiệp, đồng thời tạo niềm tin cho khách hàng cũng như các đối tác và nhà đầu tư. Hiểu rõ được lý do vì sao Highlands dễ dàng mở rộng các chi nhánh nhanh chóng và vẫn giữ được chất lượng đồ uống cũng như hình ảnh nhất quán, đó là nhờ vào sự đồng bộ cao.
Như vậy, các chủ đầu tư cần lưu ý, nếu muốn mở một chuỗi cafe bền vững và phát triển cần phải đầu tư nghiêm túc vào bộ nhận diện thương hiệu và tiêu chuẩn thiết kế, từ đó tất cả các chi nhánh đều được triển khai đồng bộ để đảm bảo sự thống nhất. Bên cạnh đó, phải cho khách hàng thấy được sự thống nhất từ bên trong lẫn ngoài như phong cách phục vụ, ánh sáng, mùi hương, và ở chi nhánh nào cũng như một, giúp thương hiệu dễ dàng in sâu vào tâm trí khách hàng.
Mở chuỗi cafe không chỉ dừng lại ở việc mở được nhiều số lượng cửa hàng, mà quan trọng hơn là dù nhiều chi nhánh nhưng vẫn đồng bộ về hình ảnh, thương hiệu và trải nghiệm của khách hàng. Khi đã chuẩn bị một bộ tiêu chuẩn rõ ràng và quy trình thiết kế chặt chẽ, chủ đầu tư sẽ tối ưu được chi phí, cũng như xây dựng được thương hiệu mạnh mẽ, giúp mở rộng và tiến tới nhượng quyền. Nếu bạn đang có ý tưởng về kế hoạch phát triển chuỗi cafe, hãy bắt đầu từ việc xây dựng bộ nhận diện thương hiệu và bộ tiêu chuẩn thiết kế ngay từ bây giờ. Một nền tảng đồng bộ chính là “xương sống” để thương hiệu của bạn có thể phát triển và đi đường dài.
