Mở quán cafe là mơ ước những người ấp ủ giấc mơ khởi nghiệp với một số vốn nhàn rỗi và xem kinh doanh quán cafe là một lựa chọn. Tuy nhiên, làm thế nào để người không biết về pháp lý, nhân sự, marketing, tìm nguồn cung,… đầu tư vào một dự án có kế hoạch rõ ràng, giảm sai lầm không đáng có, tối ưu hóa lợi nhuận? Theo dõi bài viết dưới đây để nắm rõ 10 checklist quan trọng cho bài toán “Mở quán cafe cần chuẩn bị những gì?” từ việc lựa chọn vị trí đắc địa, trang bị kiến thức chuyên môn cho đến hiểu rõ quy trình vận hành ngay sau đây nhé!
1. Bước 1: Chuẩn bị nền tảng – Xác định vốn và kế hoạch kinh doanh
1.1. Xác định nguồn vốn dự kiến
Xác định rõ nguồn vốn hiện có dễ dàng kiểm soát dòng tiền ở giai đoạn đầu và đảm bảo có đủ “sức bền” để vận hành ổn định.
- Chi phí đầu tư ban đầu:
Khoản thuê mặt bằng trong kỳ đầu tiên, thiết kế và thi công không gian quán, mua sắm nội thất, máy móc, dụng cụ, thiết bị pha chế,….
- Chi phí vận hành (3 – 6 tháng đầu):
Lương nhân viên, mua nguyên vật liệu định kỳ, thanh toán hoá đơn điện nước, chi phí pháp lý, ngân sách marketing, chương trình ưu đãi thu hút khách trong giai đoạn đầu,….
- Quỹ dự phòng (bắt buộc):
Để tránh trường hợp phát sinh chi phí ngoài dự kiện, chủ đầu tư cũng nên dành tối thiểu 10 – 20% tổng ngân sách làm khoản dự trữ an toàn.
1.2. Xây dựng Kế hoạch kinh doanh sơ bộ
Xây dựng kế hoạch kinh doanh sơ bộ sẽ là công cụ giúp bạn xác định lộ trình phát triển rõ ràng và tăng khả năng đạt được mục tiêu đề ra trong quá trình vận hành. Dưới đây là một số gợi ý để định hình và lập kế hoạch kinh doanh cho quán cafe mà bạn có thể tham khảo:
- Mô hình kinh doanh bạn hướng tới là gì?: Cafe sân vườn, cafe thú cưng, cafe sách, quán take-away hay specialty coffee
- Đối tượng khách hàng mục tiêu là ai?: Sinh viên, nhân viên văn phòng, người lớn tuổi hay người yêu thú cưng.
- Điểm khác biệt (USP – Unique Selling Proposition) của bạn là gì?: Công thức nước uống độc quyền, không gian thiết kế khác biệt, dịch vụ chăm sóc khách hàng,….
2. Bước 2: Chuẩn bị kiến thức
Thực tế, dù bạn có thuê nhân sự, thì việc tìm hiểu các khía cạnh vận hành quán cafe rất quan trọng. Cụ thể như sau:
- Học pha chế cơ bản và nâng cao:
Nắm rõ quy trình pha chế cafe, kỹ thuật espresso, pủo over, cold brew,… vừa giúp kiểm soát chất lượng đồ uống vừa đảm bảo hiệu quả trong việc đào tạo nhân viên.
- Học kiến thức về quản lý, vận hành quán:
Bao gồm quản lý kho, tính giá cost sản phẩm, quản lý nhân sự, xử lý tình huống phát sinh… Đây là những kỹ năng cốt lõi giúp quán hoạt động ổn định và hiệu quả.
- Tìm hiểu về marketing cho ngành F&B:
Biết cách xây dựng thương hiệu thông qua mạng xã hội (Facebook, Instagram, TikTok) và các nền tảng đánh giá địa điểm (Google Maps, Foody, GrabFood) sẽ góp phần tăng khả năng tiếp cận khách hàng nhanh chóng.
3. Bước 3: Tìm kiếm & Ký hợp đồng mặt bằng
Một vị trí hợp lý không chỉ giúp quán cafe hoạt động hiệu quả mà còn góp phần duy trì sự phát triển bền vững về lâu dài. Dưới đây là những tiêu chí đáng lưu tâm khi cân nhắc địa điểm mở quán:
3.1. Các tiêu chí chọn mặt bằng “vàng”
- Đáp ứng nhu cầu của tệp khách hàng mục tiêu:
Ưu tiên vị trí mặt bằng phù hợp với thị hiếu của nhóm khách mà quán hướng đến. Ví dụ, nếu khách hàng mục tiêu của quán là người trung niên, ưa chuộng sự yên tĩnh thì không nhất thiết phải chọn mặt bằng tại các tuyến phố đông đúc.
- Lưu lượng người qua lại cao:
Những khu vực gần văn phòng, trường học hay trung tâm thương mại thường có lượng khách hàng tiềm năng ổn định.
- Thuận tiện về chỗ đỗ xe:
Địa điểm có không gian để xe thuận tiện sẽ là điểm cộng lớn trong việc giữ chân khách hàng.
- Phù hợp với phong cách quán:
Mỗi mô hình cafe như take-away, sân vườn hay cafe sách đều có đặc thù riêng, đòi hỏi vị trí phù hợp để phát huy tối đa hiệu quả kinh doanh.
- Tương xứng với ngân sách đầu tư:
Khoản chi phí thuê mặt bằng nên chiếm khoảng 20% tổng mức đầu tư để đảm bảo dự án có tính khả thi và khả năng sinh lời cao.
- Các yếu tố bổ trợ khác:
Cần phân tích thêm các khía cạnh như mức giá thuê, sự hiện diện của đối thủ, xu hướng phát triển khu vực và đặc điểm của thị trường mục tiêu.
3.2. Những điều khoản cần lưu ý trong hợp đồng thuê nhà
Sau khi xác định được vị trí phù hợp để mở quán cafe, việc ký kết hợp đồng thuê mặt bằng là bước rất quan trọng. Để tránh những rủi ro về pháp lý và đảm bảo quyền lợi lâu dài, bạn cần đặc biệt lưu ý các điều khoản sau trong hợp đồng:
- Thời hạn thuê và điều kiện gia hạn:
Cần làm rõ thời gian thuê cụ thể và điều kiện gia hạn khi hợp đồng kết thúc. Nếu bạn đầu tư lớn vào sửa chữa và thiết kế quán, nên ưu tiên hợp đồng dài hạn hoặc có quyền gia hạn với mức giá ổn định.
- Giá thuê và phương thức thanh toán:
Thỏa thuận rõ ràng về mức giá, thời điểm thanh toán (theo tháng/quý/năm) và phương thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản). Đặc biệt, nên yêu cầu ghi cụ thể việc giữ nguyên giá thuê trong thời gian hợp đồng hoặc điều kiện điều chỉnh giá nếu có.
- Chi phí phát sinh:
Làm rõ các loại chi phí như điện, nước, phí vệ sinh, bảo trì hoặc thuế nếu có, tránh phát sinh tranh chấp sau này.
- Cam kết sửa chữa, bảo trì mặt bằng:
Xác định rõ ai là người chịu trách nhiệm cho việc sửa chữa hư hỏng trong quá trình sử dụng, đặc biệt là đối với hệ thống điện nước, mái che hoặc cấu trúc tường.
- Quy định về việc cải tạo, trang trí:
Nếu có kế hoạch thi công, cải tạo lại không gian, hãy chắc chắn rằng điều này được cho phép và có sự đồng ý bằng văn bản từ bên cho thuê.
- Điều khoản chấm dứt hợp đồng sớm:
Hãy đề phòng trường hợp không thể tiếp tục kinh doanh bằng cách bổ sung điều khoản cho phép chấm dứt hợp đồng trước thời hạn với điều kiện cụ thể, tránh bị mất tiền cọc hoặc phát sinh tranh chấp pháp lý.
- Giấy tờ pháp lý và quyền sở hữu mặt bằng:
Đảm bảo người cho thuê có quyền hợp pháp đối với mặt bằng, tránh trường hợp thuê phải nhà đang tranh chấp hoặc không rõ nguồn gốc.
4. Bước 4: Hoàn thiện thủ tục pháp lý
Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, giấy phép không chỉ giúp bạn vận hành quán một cách hợp pháp, mà còn tạo sự tin tưởng cho khách hàng và thuận lợi trong quá trình kiểm tra từ cơ quan chức năng. Dưới đây là 3 thủ tục pháp lý quan trọng mà bạn cần chuẩn bị:
- Đăng ký hộ kinh doanh cá thể hoặc doanh nghiệp:
Tùy quy mô quán và định hướng phát triển, bạn có thể chọn hình thức hộ kinh doanh cá thể (đơn giản, phù hợp với mô hình nhỏ) hoặc thành lập doanh nghiệp nếu muốn mở rộng trong tương lai.
- Xin giấy chứng nhận An toàn vệ sinh thực phẩm:
Đây là giấy phép bắt buộc đối với các quán phục vụ đồ ăn, thức uống tại chỗ. Việc sở hữu giấy chứng nhận này còn là cách để quán tăng độ uy tín trong mắt khách hàng.
- Các giấy phép khác (PCCC, giấy phép bán lẻ rượu/thuốc lá nếu có):
Cần chuẩn bị một số giấy tờ khác tuỳ thuộc vào mô hình và dịch vụ kinh doanh của quán. Chẳng hạn, nếu diện tích quán lớn thì cần thêm Giấy phép PCCC, trong menu phục vụ rượu bia nồng độ cao hay thuốc lá thì cần có Giấy phép bán lẻ rượu bia/ thuốc lá.
5. Bước 5: Thiết kế & Thi công không gian quán
Việc đầu tư nghiêm túc vào thiết kế – thi công sẽ giúp bạn định hình phong cách riêng và tăng tính cạnh tranh trên thị trường.
Nếu bạn chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc bố trí không gian, lựa chọn vật liệu hay quản lý tiến độ thi công, việc tìm đến đơn vị chuyên nghiệp như H3 Group là một giải pháp cực kỳ tối ưu. Với kinh nghiệm triển khai hơn 100 dự án quán cafe, H3 Group tự hào mang đến dịch vụ trọn gói, đảm bảo tính thẩm mỹ, công năng và hiệu quả vận hành.
Quy trình làm việc chuẩn tại H3 Group gồm 4 bước cơ bản như sau:
- Khảo sát mặt bằng thực tế: Đội ngũ kỹ thuật sẽ đến trực tiếp để đo đạc, đánh giá hiện trạng không gian và trao đổi ý tưởng với chủ đầu tư.
- Thiết kế 2D & 3D: Dựa trên concept đã thống nhất, H3 Group triển khai bản vẽ bố trí mặt bằng (2D) và phối cảnh không gian (3D), giúp dễ dàng hình dung tổng thể quán trước khi thi công.
- Báo giá chi tiết: H3 Group sẽ gửi bảng báo giá cụ thể theo từng hạng mục, đảm bảo minh bạch và phù hợp với ngân sách đầu tư.
- Thi công hoàn thiện: Đội ngũ thi công tiến hành thực hiện công trình đúng tiến độ, giám sát kỹ thuật chặt chẽ và cam kết bàn giao theo đúng thiết kế.
Với sự đồng hành của H3 Group, bạn hoàn toàn có thể yên tâm về chất lượng thi công cũng như tính thẩm mỹ tổng thể của quán. Đây là bước đệm quan trọng để quán cafe của bạn sẵn sàng đi vào hoạt động và thu hút khách hàng ngay từ những ngày đầu khai trương.
Thông tin liên hệ:
H3 GROUP – CUNG CẤP GIẢI PHÁP THIẾT KẾ THI CÔNG NỘI THẤT TOÀN DIỆN
- Hotline tư vấn – báo giá miễn phí: 0886.888.393
- Website: https://h3group.com.vn/
6. Bước 6: Mua sắm máy móc, thiết bị & dụng cụ
6.1. Danh sách máy móc quán cafe không thể thiếu
Tùy vào mô hình quán, bạn sẽ cần chuẩn bị một số máy móc cơ bản sau:
- Máy pha cafe: Máy pha chất lượng sẽ tạo ra những ly cafe đậm đà, thơm ngon. Đặc biệt, nếu quán của bạn chuyên cung cấp nhiều dòng cafe khác nhau, một máy pha cafe đa năng sẽ giúp tiết kiệm tối đa không gian và thời gian.
- Máy xay cafe: Với cafe nguyên chất, máy xay cafe chuyên nghiệp sẽ là lựa chọn hoàn hảo để duy trì hương vị tốt nhất.
- Máy xay đa năng: giúp bạn chế biến những loại đồ uống khác từ trái cây, hạt hạnh nhân, hạt điều,… một cách tiện lợi hơn.
- Máy làm mát, tủ lạnh: giúp lưu trữ cafe, sữa và các nguyên liệu khác an toàn, tránh hư hỏng.
- Máy POS: Hệ thống cung cấp các tính năng hỗ trợ tối ưu quy trình quản lý quán cafe như order và tính tiền, quản lý kho, quản lý giao hàng, quản lý quan hệ khách hàng, phân tích báo cáo, quản lý từ xa,…
6.2. Danh sách dụng cụ pha chế và phục vụ
Bên cạnh máy móc, bạn cũng cần chuẩn bị đầy đủ dụng cụ pha chế và phục vụ như:
- Dụng cụ pha cafe: Phin, bình French Press, bình pour over, tamper, ca đánh sữa,…
- Dụng cụ làm đồ uống: Bình lắc (shaker), muỗng khuấy, bình đong, rây lọc, máy tạo bọt sữa mini…
- Ly, cốc, bình đựng: Ly thủy tinh, ly giấy, bình nước, ống hút thân thiện môi trường.
- Dụng cụ phục vụ: Khay bưng, khăn lau, menu, đồng phục nhân viên…
- Các vật tư tiêu hao: Ống hút, nắp ly, bao bì mang đi, giấy gói, khăn giấy…
Để tiết kiệm chi phí và đồng bộ thiết bị, bạn nên tìm đến các nhà cung cấp trọn gói cho quán hoặc nhờ sự tư vấn từ đơn vị thiết kế – thi công có kinh nghiệm. Việc chuẩn bị đầy đủ từ đầu sẽ giúp bạn tránh được việc thiếu hụt hoặc phát sinh chi phí không cần thiết trong quá trình vận hành.
7. Bước 7: Tìm kiếm nhà cung cấp nguyên liệu
7.1. Tiêu chí chọn nhà cung cấp cafe, sữa, siro, trà…
Dưới đây là những tiêu chí điển hình mà bạn cần ưu tiên khi chọn nhà cung cấp nguyên liệu:
- Nguồn gốc rõ ràng: Cà phê rang xay, trà, sữa hay siro đều nên có chứng nhận và thông tin xuất xứ minh bạch.
- Chất lượng ổn định: Hương vị nguyên liệu phải đồng đều để đảm bảo chất lượng đồ uống không thay đổi theo từng lô hàng.
- Giá cả hợp lý: Đối tác nên có chính sách giá tốt và ưu đãi khi nhập số lượng lớn.
- Dịch vụ hỗ trợ: Có thể cung cấp mẫu thử, hỗ trợ giao hàng nhanh, tư vấn sản phẩm…
7.2. Lưu ý về việc kiểm soát chất lượng và giá cả
Hãy thường xuyên kiểm tra chất lượng nguyên liệu đầu vào, lưu trữ đúng cách và có sổ tay định lượng để tránh lãng phí. Đồng thời, chủ đầu tư nên tìm hiểu và làm việc với nhiều nguồn cung thay vì chỉ phụ thuộc vào một bên duy nhất nhằm chủ động hơn khi có biến động về giá hoặc nguồn hàng.
8. Bước 8: Xây dựng Menu & Định giá
Menu được xem là “bộ mặt” của quán cafe, thể hiện cá tính thương hiệu, ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định gọi món của khách hàng, từ đó góp phần tối đa hoá doanh thu. Việc xây dựng menu không chỉ đơn thuần là liệt kê các đồ uống mà còn đòi hỏi sự sáng tạo cùng một chiến lược rõ ràng.
8.1. Nguyên tắc xây dựng menu hấp dẫn
Một số nguyên tắc xây dựng menu hiệu quả, hấp dẫn mà bạn có thể tham khảo bao gồm:
- Ngắn gọn và dễ hiểu: Hãy chọn lọc các món đặc trưng của quán và tránh đưa quá nhiều lựa chọn gây phân tán trải nghiệm khách hàng, giúp khách hàng nhanh chóng đưa ra lựa chọn mà không bị choáng ngợp.
- Làm nổi bật cá tính thương hiệu: Từ cách đặt tên món cho đến bố cục thiết kế, hãy đảm bảo mọi chi tiết đều đồng bộ với hình ảnh thương hiệu mà bạn xây dựng.
- Cập nhật xu hướng thị trường: Điều này kịp thời bổ sung những món đồ uống đang được ưa chuộng, không chỉ làm mới menu mà còn thu hút khách hàng quay lại.
- Nhận phản hồi trước khi hoàn thiện: Nên thử nghiệm thực đơn với một nhóm khách hàng thân thiết hoặc nhân viên để nhận phản hồi chính xác. Từ đó, bạn có thể điều chỉnh lại tên món, giá cả hoặc thành phần phù hợp hơn.
- Ứng dụng menu điện tử: Hiện đại hóa hình ảnh quán cafe, đồng thời tạo nên sự tiện lợi và chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
8.2. Cách tính giá cost và định giá bán sản phẩm
Biết cách tính toán giá cost (chi phí nguyên liệu) cho từng món đồ uống giúp chủ đầu tư đảm bảo lợi nhuận một cách đáng kể:
- Giá cost = Tổng chi phí nguyên liệu + bao bì (nếu có).
- Giá bán = Giá cost x hệ số lợi nhuận (thường từ 2.5 – 3 lần tùy vào phân khúc quán).
Ví dụ: Nếu cost một ly trà đào là 12.000đ, bạn có thể định giá bán từ 30.000đ – 35.000đ tùy vào mặt bằng và đối tượng khách hàng.
Ngoài ra, bạn nên định kỳ kiểm soát giá nguyên liệu và cập nhật giá bán khi cần để biên lợi nhuận luôn ổn định mà vẫn phù hợp với thị trường.
9. Bước 9: Tuyển dụng & Đào tạo nhân sự
9.1. Xây dựng cơ cấu nhân sự (Quản lý, Pha chế, Phục vụ, Thu ngân)
Tùy vào quy mô quán, bạn có thể bố trí đội ngũ nhân viên gồm:
- Quản lý: Giám sát vận hành, nhân sự và kiểm soát chi phí.
- Nhân viên pha chế: Phụ trách chuẩn bị đồ uống theo đúng công thức và quy chuẩn.
- Nhân viên phục vụ: Chăm sóc khách hàng, tiếp nhận order, dọn dẹp.
- Thu ngân: Xử lý thanh toán, quản lý hóa đơn và tiền mặt.
9.2. Các kênh tuyển dụng hiệu quả
Bạn có thể đăng tuyển dụng nhân sự qua các nền tảng sau:
- Website và fanpage của quán.
- Các nhóm Facebook tuyển dụng ngành F&B.
- Zalo, Telegram, hoặc các trang tuyển dụng như ViecLam24h, TimViecNhanh, Glints…
Nên ghi rõ yêu cầu công việc, ca làm, lương thưởng để thu hút ứng viên phù hợp.
9.3. Nội dung cần đào tạo cho nhân viên
Bên cạnh việc tuyển dụng nhân sự, tổ chức đào tạo nội bộ cũng là bước không thể bỏ qua. Dưới đây là những nội dung đào tạo mà chủ đầu tư cần chú trọng:
- Kỹ năng chuyên môn: Pha chế, phục vụ, vệ sinh quầy pha chế và các khu vực khác.
- Thái độ dịch vụ: Giao tiếp, xử lý tình huống, giữ thái độ tích cực với khách hàng.
- Quy trình vận hành: Cách order, tính tiền, dọn bàn, xử lý đơn hàng,….
10. Bước 10: Lên kế hoạch Marketing & Chuẩn bị khai trương
10.1. Trước khai trương
- Tạo sự chú ý trên mạng xã hội: Đăng tải teaser menu, hình ảnh hậu trường, thiết kế không gian,… để tạo sự tò mò và háo hức từ cộng đồng.
- Chạy quảng cáo Facebook/ Instagram: Tận dụng Facebook/Instagram Ads tiếp cận đúng đối tượng trong khu vực lân cận.
- Tổ chức mini game, ưu đãi soft opening: Tặng voucher, tổ chức trò chơi thu hút khách hàng tham gia, qua đó giúp lan tỏa thương hiệu hiệu quả.
10.2. Trong ngày khai trương
- Tổ chức hoạt động nổi bật: Livestream, tặng quà cho 50 khách đầu tiên, giảm giá sốc trong ngày….
- Quy trình phục vụ trơn tru: Tránh để khách chờ lâu, đảm bảo chất lượng món và dịch vụ.
- Tạo không khí vui vẻ, thân thiện: Giúp khách hàng ấn tượng và sẵn sàng quay trở lại trong tương lai.
10.3. Sau khai trương
- Duy trì khuyến mãi hấp dẫn: Đưa ra những chương trình khuyến mãi đặc biệt vào cuối tuần hoặc giờ thấp điểm.
- Thu thập phản hồi: Ghi nhận góp ý của khách để điều chỉnh menu, dịch vụ tốt hơn.
- Tiếp tục quảng bá: Duy trì sự hiện diện của thương hiệu trên các nền tảng online bằng việc đăng bài đều đặn, chăm sóc fanpage, triển khai chương trình tích điểm, ưu đãi,…
Mở quán cafe cần chuẩn bị gì không chỉ đơn thuần là có ý tưởng hay đam mê, mà còn là hành trình đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng trên nhiều khía cạnh, từ tài chính, pháp lý, thiết kế cho đến nhân sự và chiến lược marketing. Việc lập kế hoạch bài bản ngay từ đầu sẽ giúp bạn tránh được những rủi ro không đáng có và tăng khả năng vận hành quán hiệu quả, bền vững.
Nếu bạn đang cần một đơn vị đồng hành trong từng giai đoạn xây dựng quán cafe, đừng ngần ngại liên hệ H3 Group. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn biến ý tưởng thành một quán cafe thực thụ, thu hút khách hàng và sinh lời thành công.
